Entgelttransparenz-Richtlinie: 6 häufige Fehler und eine 5-Schritte-Roadmap für griechische Unternehmen

Die europäische Geschäftswelt durchläuft eine grundlegende Reform in der Art und Weise, wie Vergütungen festgelegt, erfasst und kommuniziert werden. Die Richtlinie (EU) 2023/970 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen, legt neue Pflichten für alle Arbeitgeber fest.

Für griechische kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist dieser Übergang nicht nur ein weiteres regulatorisches Hindernis, sondern eine strukturelle Änderung in den Prozessen des Personalwesens (HR), der Gehaltsabrechnung, den ERP-Informationssystemen und der gesamten Talentakquisitionsstrategie. Die Ära undurchsichtiger Verhandlungen, von Vertraulichkeitsklauseln bezüglich Gehältern und empirischer Erhöhungen wird durch einen Rahmen ersetzt, der eine objektive Rollenbewertung, dokumentierte Gehaltsstufen und eine strenge Datenkontrolle erfordert.

Der neue Rechtsrahmen der Richtlinie (EU) 2023/970

Die Richtlinie führt wesentliche Änderungen ein, die sowohl die vorvertragliche Phase der Einstellung als auch die tägliche Personalverwaltung betreffen. Die wichtigsten Punkte umfassen:

1. Transparenz vor der Einstellung: Bewerber haben das Recht, Informationen über das anfängliche Entgeltniveau oder die entsprechende Entgeltspanne (Salary Range) für die betreffende Position zu erhalten, entweder in der Stellenausschreibung oder vor dem ersten Vorstellungsgespräch. Gleichzeitig ist es Arbeitgebern ausdrücklich untersagt, Bewerber nach ihrem bisherigen Entgelt in früheren Positionen zu fragen.
2. Informationsrecht der Arbeitnehmer: Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, schriftlich Informationen über sein individuelles Entgeltniveau sowie die durchschnittlichen Entgeltniveaus, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für Kategorien von Arbeitnehmern zu verlangen und zu erhalten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten.
3. Abschaffung von Vertraulichkeitsklauseln: Jede vertragliche Bestimmung, die Arbeitnehmer daran hindert, ihr Entgelt offenzulegen oder zu besprechen, wird ungültig.
4. Beweislastumkehr: Wenn ein Arbeitnehmer eine Klage wegen Entgeltdiskriminierung einreicht, geht die Beweislast auf den Arbeitgeber über, der anhand messbarer, objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien nachweisen muss, dass keine Ungleichbehandlung vorlag.
5. Regelmäßige Berichterstattung und gemeinsame Bewertung: Unternehmen sind schrittweise verpflichtet, Daten zur geschlechtsspezifischen Lohnlücke zu veröffentlichen. In Fällen, in denen eine Abweichung von mehr als 5 % festgestellt wird, die nicht durch objektive Kriterien gerechtfertigt ist, muss in Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretern eine gemeinsame Entgeltbewertung durchgeführt werden.

6 kritische Fehler griechischer Unternehmen bei der Entgeltgovernance

Die Mehrheit der griechischen KMU arbeitet weiterhin mit traditionellen Modellen der Entgeltverwaltung. Die Erfassung der häufigsten Fehler verdeutlicht die Bereiche mit hohem rechtlichem und operativem Risiko.

1. Fehlende objektive Stellenbewertungsmatrix (Job Grading)

Viele Unternehmen verfügen weder über standardisierte Stellenbeschreibungen (Job Descriptions) noch über ein System zur Hierarchisierung von Rollen basierend auf Verantwortung, Fähigkeiten und Komplexität. Die Titel sind oft irreführend oder historisch gewachsen, was dazu führt, dass Arbeitnehmer, die gleichwertige Arbeit leisten, ohne klare Dokumentation unterschiedlich entlohnt werden.

2. Frage nach der Entgelthistorie während des Vorstellungsgesprächs

Die Praxis, ein Stellenangebot auf der Grundlage dessen zu formulieren, was der Kandidat beim vorherigen Arbeitgeber erhalten hat, ist nun eine Verletzung. Diese Gewohnheit reproduziert historische Lohnungleichheiten und nimmt dem Unternehmen die Möglichkeit, den Wert der Position unabhängig von der Historie der Person zu bestimmen.

3. Fragmentierte HR-Daten und unverbundene Gehaltsabrechnung

In vielen Unternehmen liegen Anwesenheits-, Überstunden- und Bewertungsdaten in verstreuten Tabellenkalkulationen (Excel) vor, während die Lohnbuchhaltungssoftware nur Berechnungen für die Einreichung bei der AADE und dem ERGANI II-System durchführt. Das Fehlen einer konsolidierten Datenbank macht es unmöglich, zuverlässige Berichte über Durchschnittswerte und Abweichungen pro Rolle zu erstellen.

4. Nichtberücksichtigung variabler Vergütungen und Sachleistungen

Die Richtlinie definiert "Entgelt" nicht nur als Grundgehalt, sondern auch als jede andere direkte oder indirekte Gegenleistung, ob in Geld oder in Sachleistungen (z.B. Leistungsboni, Firmenwagen, Versicherungsprogramme, Essensgutscheine). Viele Unternehmen ignorieren, dass diese Leistungen ebenfalls nach objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien verteilt werden müssen.

5. Beibehaltung von Vertraulichkeitsklauseln in Arbeitsverträgen

Verträge, die Klauseln zum Verbot der Offenlegung von Entgelten enthalten, sind in Hunderten von Unternehmen weiterhin gültig. Die Beibehaltung solcher Klauseln setzt den Arbeitgeber Bußgeldern aus und schafft ein falsches Gefühl der rechtlichen Sicherheit.

6. Passive Haltung bis zur endgültigen Verhängung von Bußgeldern

Das Aufschieben der Anpassung bis zur ersten Vor-Ort-Kontrolle oder dem ersten Arbeitskonflikt ist eine äußerst riskante Strategie. Die Korrektur von Lohnungleichheiten erfordert finanzielle Planung und Zeit, da sie nicht rückwirkend durch eine Senkung höherer Löhne, sondern nur durch eine schrittweise Anpassung der niedrigeren Gehälter erfolgen kann.

5-Schritte-Roadmap zur Anpassung für KMU

Die Einhaltung der Entgelttransparenz erfordert eine koordinierte Aktion auf politischer, prozessualer und digitaler Ebene. Es folgt ein praktischer Umsetzungsplan.

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| 5-SCHRITTE-ROADMAP |

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| Schritt 1: Rollen-Mapping & Job Grading (System für gleichwertige Arbeit) |

| ↓ |

| Schritt 2: Festlegung von Gehaltsbändern (Salary Bands & Min/Max) |

| ↓ |

| Schritt 3: Equal Pay Audit & Identifizierung von Gehaltsabweichungen (>5%) |

| ↓ |

| Schritt 4: Upgrade digitaler HR-, ERP- & Payroll-Reporting-Tools |

| ↓ |

| Schritt 5: Aktualisierung von Verträgen, Anzeigen & Interner Governance |

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Schritt 1: Rollen-Mapping und Erstellung einer Matrix für gleichwertige Arbeit

Der erste Schritt ist die vollständige Erfassung aller bestehenden Rollen im Unternehmen und deren Gruppierung auf der Grundlage von vier grundlegenden Parametern:

• Fähigkeiten und Qualifikationen: Formale Ausbildung, technische Fähigkeiten, Berufserfahrung.
• Anstrengung: Geistige, körperliche oder emotionale Intensität der Arbeit.
• Verantwortung: Budgetverwaltung, Entscheidungsfindung, Teamleitung, Umgang mit sensiblen Daten.
• Arbeitsbedingungen: Physisches Umfeld, Arbeitszeiten, Grad der Gefahr oder des Drucks.

Durch ein Punktbewertungssystem (Point-Factor-System) erhält jede Position ein Level (Job Grade), unabhängig von der Abteilung, zu der sie gehört. Zum Beispiel können ein Senior Financial Analyst und ein Senior Software Engineer in dieselbe Grade von Verantwortung und Fähigkeiten eingestuft werden.

Schritt 2: Festlegung objektiver Gehaltszonen

Für jedes Rollenlevel (Grade) muss die Geschäftsleitung eine klare Gehaltsspanne (Salary Band) mit einem Minimum (Min), einem Mittelwert (Mid) und einem Maximum (Max) festlegen.

Die Platzierung eines Mitarbeiters innerhalb der Spanne muss transparenten Regeln folgen, wie zum Beispiel:

• Grad der Erfahrung und Spezialisierung.
• Nachgewiesene Leistung basierend auf spezifischen Indikatoren (KPIs).
• Zusätzliche Zertifizierungen, die direkt auf die Rolle anwendbar sind.

Schritt 3: Durchführung eines internen Equal Pay Audits

Nach Festlegung der Gehaltszonen führt das Unternehmen eine vollständige Diagnoseprüfung der vorhandenen Gehaltsabrechnungsdaten durch:

• Berechnung des mittleren und medianen Gehalts pro Rollenkategorie und Geschlecht.
• Identifizierung von Fällen, in denen die Abweichung 5 % übersteigt.
• Bewertung, ob der Unterschied durch objektive Kriterien (z.B. Betriebszugehörigkeit, unterschiedliche Schichtarbeit, spezifische KPIs) erklärt werden kann oder ob es sich um eine ungerechtfertigte Abweichung handelt, die einen Plan zur schrittweisen Angleichung erfordert.

Schritt 4: Integration von HRMS-, Gehaltsabrechnungs- und Unternehmensdaten-Systemen

Die kontinuierliche Überwachung der Entgelttransparenz ist mit manuellen Prozessen nicht realisierbar. Es ist erforderlich:

• Verbindung des HRMS-Systems mit der Gehaltsabrechnungssoftware und dem ERP.
• Automatisierte Erfassung aller variablen Vergütungen und Leistungen pro Mitarbeiter und Rolle.
• Erstellung dynamischer Dashboards, die warnen, wenn eine Neueinstellung oder eine vorgeschlagene Gehaltserhöhung ein Ungleichgewicht im entsprechenden Salary Band verursacht.

Schritt 5: Überarbeitung von Einstellungsprozessen, Verträgen und Kommunikation

In der letzten Phase wird die rechtliche und operative Anpassung abgeschlossen:

• Abschaffung von Vertraulichkeitsklauseln aus allen Arbeitsverträgen.
• Integration der Gehaltsspanne in Stellenausschreibungen oder Information der Bewerber vor dem Vorstellungsgespräch.
• Schulung der Hiring Manager, keine Fragen zu früheren Gehältern zu stellen.
• Erstellung eines offiziellen Verfahrens zur Beantwortung von Anfragen von Mitarbeitern nach Gehaltsdaten innerhalb der vorgeschriebenen Fristen.

Praktisches Beispiel: Berechnung und Ausgleich der Entgeltlücke in einem mittleren Unternehmen

Betrachten wir ein griechisches Handelsunternehmen mit 65 Mitarbeitern im Bereich Logistik und Distribution. Während des Mapping-Prozesses werden die Rollen der Abteilung Kundenservice und interne Unternehmensunterstützung (Grade 3) gruppiert.

Ausgangssituation der Abteilung (Grade 3 – 10 Mitarbeiter)

| Geschlecht | Anzahl Mitarbeiter | Durchschnittliches Brutto-Monatsgehalt | Durchschnittlicher Jahresbonus | Gesamtes durchschnittliches Jahresgehalt |

| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- |

| Männer | 4 | 1.450 € | 1.800 € | 22.100 € |

| Frauen | 6 | 1.220 € | 800 € | 17.880 € |

Berechnung der anfänglichen Entgeltlücke (Gender Pay Gap):

$$\text{Entgeltlücke} = \frac{22.100 - 17.880}{22.100} \times 100 = 19,10\%$$

Die Gesamt_abweichung_ beträgt 19,10 % und überschreitet damit die 5 %-Grenze erheblich.

Untersuchung von Ursachen und objektiven Faktoren

Bei einer eingehenden Prüfung stellt die Geschäftsleitung fest:

1. Zwei männliche Mitarbeiter hatten vor drei Jahren bei der Einstellung aufgrund ihrer vorherigen Gehälter ein höheres Einstiegsgehalt ausgehandelt (Kriterium jetzt nicht mehr zulässig).
2. Der Bonus der Männer umfasste eine zusätzliche Vergütung für Schichtarbeit am Nachmittag, die jedoch nicht allen Teammitgliedern gleichwertig angeboten worden war.
3. Die objektiven Leistungs-KPIs zeigten, dass die durchschnittliche Qualität und Produktivität von Männern und Frauen in der Abteilung absolut gleichwertig war.

Aktionsplan und Ausgleich

Das Unternehmen legt ein Salary Band für Grade 3 fest: 1.300 € bis 1.550 € brutto monatlich.

• Die Gehälter der weiblichen Mitarbeiter werden schrittweise innerhalb von 12 Monaten angepasst, um das Niveau zu erreichen, das ihrer tatsächlichen Berufserfahrung und Leistung entspricht.
• Es werden klare, schriftliche Kriterien für die Verteilung von Boni auf der Grundlage messbarer Serviceziele und eine transparente Verteilung der speziellen Schichten festgelegt.
• Nach Umsetzung der Maßnahmen reduziert sich die verbleibende Lücke auf 1,8 %, was vollständig durch eine zertifizierte Unterschiedlichkeit der Betriebszugehörigkeit bestimmter Führungskräfte gerechtfertigt ist.

Compliance-Bereitschafts-Checkliste für Management und HR

Nutzen Sie die folgende Checkliste, um den aktuellen Stand der Bereitschaft Ihres Unternehmens zu erfassen:

• [ ] Stellenbeschreibungen: Gibt es aktualisierte und geschlechtsneutrale Beschreibungen für jede Rolle?
• [ ] Grading-System: Wurden die Rollen nach messbaren Kriterien in Stufen gleichwertiger Arbeit gruppiert?
• [ ] Gehaltsspannen (Bands): Wurde ein Minimum-, Mittel- und Maximum-Entgelt für jede Arbeitskategorie festgelegt?
• [ ] Einstellungsprozess: Wurde die Frage nach der Entgelthistorie aus den Fragebögen und Vorstellungsgesprächen entfernt?
• [ ] Stellenanzeigen: Wird die Gehaltsspanne angegeben oder offiziell vor dem ersten Vorstellungsgespräch mitgeteilt?
• [ ] Arbeitsverträge: Wurden Vertraulichkeitsklauseln, die es Arbeitnehmern verbieten, ihre Gehälter zu besprechen, gestrichen?
• [ ] Berichtsmechanismus: Kann die ERP/HR-Software automatisch Berichte über die durchschnittlichen Gehälter pro Rolle und Geschlecht exportieren?
• [ ] Anfrageprozess: Gibt es ein Protokoll für die fristgerechte Bereitstellung von Gehaltsdaten an Mitarbeiter, die dies anfordern?
• [ ] Berücksichtigung von Leistungen: Werden alle Boni, Firmenfahrzeuge und sonstigen Leistungen als Teil des Gesamtentgelts erfasst und bewertet?

Der strategische Wert von Transparenz jenseits der Compliance

Die Einführung der Prinzipien der Entgelttransparenz ist nicht nur eine Verpflichtung gegenüber dem regulatorischen Rahmen. In einem Geschäftsumfeld, in dem die Suche und Bindung qualifizierter Fachkräfte ein kritischer Überlebensfaktor ist, erzielen Organisationen, die transparent arbeiten, einen erheblichen Wettbewerbsvorteil.

Die Festlegung klarer Kriterien für Entwicklung und Vergütung reduziert die Arbeitsplatzunsicherheit, stärkt das Vertrauen in die Geschäftsleitung und begrenzt die freiwillige Fluktuation (Turnover) von Fachkräften. Gleichzeitig schützt sich das Unternehmen vor unvorhergesehenen rechtlichen Risiken, Bußgeldern und Rufschädigung.

Frühzeitige Vorbereitung, zuverlässige Analyse der Gehaltsdaten und die Abstimmung der Informationssysteme bilden die wesentlichen Grundlagen für einen reibungslosen und strategisch vorteilhaften Übergang in die neue Ära.